02 de outubro de 2026 · por 7SevenCode
Livro de ocorrências digital: como funciona e por que substituir o caderno
O livro de ocorrências é onde o morador registra o que deu errado: barulho fora de hora, vazamento vindo do apartamento de cima, carro parado na vaga errada, uma sugestão para a próxima assembleia. É também o documento que o síndico consulta quando precisa aplicar uma advertência ou explicar uma decisão.
No papel, ele tem três problemas conhecidos: fica na portaria (e todo mundo que passa pode ler), depende de alguém ir até lá escrever, e não tem como saber se a administração viu e o que fez.
O que um bom registro de ocorrência precisa ter
- Quem registrou e de qual unidade — sem anonimato que vire acusação sem dono.
- O que aconteceu e quando aconteceu, que nem sempre é a hora do registro: o barulho foi às 2h, o registro às 8h.
- Qual unidade está envolvida, quando a ocorrência é sobre um vizinho.
- Fotos, quando ajudam a provar: a mancha no teto, a vaga ocupada.
- A resposta da administração e a situação atual: aberta, em andamento, resolvida.
Por que o registro não pode ser editado depois
Ocorrência é prova. Se quem registrou pode mudar o texto depois que a administração respondeu, o histórico perde o valor. O certo é o registro original ficar como foi feito, e qualquer complemento entrar como uma nova mensagem, com data — igual a um protocolo.
Privacidade: quem pode ler
Ocorrência é uma conversa entre o morador e a administração. Ela não deve ficar visível para os outros moradores nem para quem passa pela portaria. Esse cuidado também é exigência da LGPD: dado pessoal só para quem precisa dele.
Como implantar
- Avise os moradores pelo canal oficial do condomínio que o livro passou a ser digital, e a partir de que data.
- Defina as categorias mais comuns (barulho, vazamento, garagem, animais, limpeza, sugestão) para facilitar a triagem.
- Combine um prazo de primeira resposta — mesmo que seja só "recebemos e estamos verificando".
- Guarde o caderno antigo arquivado; ele continua valendo para o que foi registrado nele.
Como o Porthon faz isso
No Porthon, o morador registra a ocorrência pelo celular, com categoria, fotos, a hora em que aconteceu e a unidade envolvida. Cada ocorrência ganha um número.
A administração responde por mensagem e muda a situação até resolver — e o morador acompanha tudo. O registro original não pode ser editado depois; complemento entra como mensagem nova.
A ocorrência fica entre o morador e a administração: outros moradores e a portaria não leem. O módulo faz parte do plano Pro e está em fase beta.